ArchivesSpace: Import und Export

Wir hatten bereits im Unterricht angefangen mit ArchivesSpace zu arbeiten, indem wir in Gruppen Datensätze anhand von Beispieldaten in die Installation eingepflegt haben. Uns viel es dabei v.a. schwer, die korrekte Schreibweise für gewisse Formularfelder zu verwenden und auch mit der Anleitung die entsprechenden Spezifikationen aus den Dropdowns auszuwählen, auch wenn immer eine Beschreibung vorhanden war, merkten wir, dass wir mit dem Vokabular nicht vertraut sind und uns nicht so richtig was darunter vorstellen können. Der Import der EAD Daten hat ohne Probleme funktioniert und wie angekündigt etwas länger gedauert. Beim Import musste noch angegeben werden, welches Dateiformat man importieren möchte. Beim Vergleich der HTML-Ansicht und der Darstellung der Daten in ArchivesSpace fällt natürlich als erstes die Darstellung der Seiten an sich ins Auge, andererseits enthält die HTML-Ansicht nur Klartext und keine weiteren Angaben zu Label, Type oder einer ID. Genau diese Angaben unterbrechen die Übersicht und den Lesefluss stark. Der beschreibende Text steht bei der HTML-Ansicht im Vordergrund oder ist zumindest präsent, während in ArchivesSpace die Beschreibungen lediglich unter Sub-Notes erscheinen und dabei etwas untergehen. Ausserdem wird in ArchivesSpace angegeben, dass kein Inventory existieren würde, jedoch ist in HTML eines vorhanden. Oder sind diese Daten einfach nicht in dem importierten XML vorhanden gewesen? Der Export hat auch wieder gut funktioniert. Hier fällt als erstes auf, dass in der MARCXML Datei die Reihenfolge der Angaben eine ganz andere ist als in ArchivesSpace. Ausserdem scheint mir der Abschnitt «Finding Aid Data» in der MARCXML Datei zu fehlen. Die Felder in MARCXML sind nur mit Indizes angegeben und nicht mit Klartext, weshalb es auch schwierig zu vergleichen und nachzuvollziehen ist, um welche Einträge es sich handelt.

Da es in diesem Eintrag nun noch ein wenig Platz gibt, möchte ich diesen nutzen, um auf EAD einzugehen. EAD basiert auf XML und ist ein internationaler Standard zur Kodierung von Findbüchern (schriftliches Verzeichnis der Archivalien eines Archivs) zum vernetzten (Online)-Einsatz und Austausch von Metadaten in Archiven, der aus ca. 145 Elementen besteht. EAD hat zum Ziel, die Informationen aus archivischen Findmitteln umfassend darzustellen und deren hierarchischen Aufbau mit unterschiedlich detaillierten Ebenen abzubilden. Auch sollen Angaben der übergeordneten Ebene an die untere Ebene weitergegeben – wobei ISAD(G) an seine Grenzen stösst und keine Mehrfachzuordnung ermöglicht - und elementspezifisches Retrieval ermöglicht werden.

Da wir im Unterricht nicht dazu gekommen sind, hier noch der Nachtrag zur Übung: Archivkataloge

Suchen Sie nach:
“Einstein” im Online Archivkatalog des Staatsarchivs BS
“Einstein Ehrat” im Hochschularchiv ETH Zürich

Beantworten Sie die folgenden Fragen:

  1. Welche Informationen enthält die Trefferliste?
    In BS: 6 Treffer, davon 1 Serie und mehrere Dossiers, mehrheitlich Briefe und Protokolle einer Arbeitsgruppe EINSTEIN; es ist angegeben, aus welchem Zeitraum die Informationen stammen, ob sie bestellbar und benutzbar sind
    In ETH: 16 Treffer, davon 1 Bestand und mehrere Dossiers sowie Einzelstücke; auch hier finden sich Angaben zur Benutzbarkeit und zum Entstehungszeitraum

  2. Welche Verzeichnungsstufen sind vertreten?
    Bestand, Dossier, Serie, Einzelstück

  3. Sind die ISAD(G)-Informationsbereiche erkennbar?
    Ja, im Grossen und Ganzen schon, unterschiedlich verwendete Begriffe. Wenn etwas vermisst wird, dann sind es aus meiner Sicht Angaben zum Kontext und zu sachverwandten Unterlagen.

  4. Decken sich die grundlegenden Informationen oder gibt es bemerkenswerte Unterschiede?
    Unter Zugang versteht die ETH die Sprache, in BS bezieht es sich darauf, ob öffentlich oder nicht. In BS stehen die Angaben zu Form und Inhalt (z.B. Briefe und Postkarten) direkt im Titel, bei der ETH werden diese im jeweiligen Formularfeld angegeben.

  5. Worin liegen die zentralen Unterschiede zu einem Bibliothekskatalog?
    Die Objekte an sich tragen keine Titel, sondern gesucht wird nach Personen bzw. nach deren Entstehung/Herkunft. Der Archivplan bildet dieses Entstehungsprinzip hierarchisch ab, wodurch zu jedem Objekt dessen Entstehungszusammenhang repräsentiert werden kann. In einem Bibliothekskatalog erfolgt die Einordnung der Objekte nach Themenfeldern